Je me rappelle la première fois où j'ai dû apprendre un logiciel métier en urgence : un outil de gestion de projet propriétaire pendant mon stage, avec une deadline dans deux semaines. J'ai paniqué puis j'ai construit une routine d'apprentissage qui m'a sauvée. Depuis, chaque nouveau logiciel — de MATLAB à SolidWorks, en passant par des ERP comme SAP ou des outils métiers plus confidentiels — a suivi la même méthode. Je vous partage ici cette routine structurée, testée sur le terrain, pour vous permettre de maîtriser rapidement un nouvel outil sans perdre de temps ni vous décourager.

Pourquoi une routine et pas seulement « j'apprends quand j'ai le temps »

Apprendre de manière occasionnelle mène souvent à l'oubli et à une progression lente. Une routine crée trois choses essentielles :

  • Répétition — la mémoire se construit par l'exposition régulière.
  • Progression mesurable — on sait ce qu'on a accompli et ce qu'il reste à faire.
  • Confiance — plus on pratique, moins on se sent perdu en situation réelle.

    • En plus, une routine vous aide à intégrer cet apprentissage dans votre planning professionnel ou étudiant sans que ça devienne une surcharge.

    Étape 1 : clarifier l'objectif (la question qu'on oublie souvent)

    Avant d'ouvrir le premier tutoriel, je me pose toujours ces questions :

  • Pourquoi dois-je apprendre ce logiciel ? (mission, projet, évolution de carrière)
  • Quel niveau est attendu ? (consultation, utilisation basique, administration avancée)
  • Quelles fonctions seront utiles tout de suite ? (import/export, reporting, automatisation)

    • Écrire ces réponses en 3-4 bullet points m'aide à rester focalisée sur l'essentiel. Par exemple : « Savoir créer et suivre un ticket, générer un rapport hebdomadaire, automatiser l'export CSV ». C'est ce qui va guider mes sessions d'apprentissage.

    Étape 2 : choisir ses sources et ses outils

    Je privilégie une combinaison de sources :

  • Tutoriels officiels (documentation, vidéos du fournisseur) : souvent les plus fiables pour comprendre la logique du logiciel.
  • Vidéos pratiques (YouTube, LinkedIn Learning, Udemy) : idéales pour voir l'outil en action.
  • Communautés (forums, Slack, Discord, Stack Overflow) : pour des solutions aux problèmes concrets.
  • Exemples de projets : reproduire un cas réel accélère l'apprentissage.

    • Pour m'organiser, j'utilise souvent Notion pour centraliser les liens et noter les commandes ou processus importants. Pour des rappels et révisions, j'utilise Anki (cartes mémoires) pour mémoriser les raccourcis ou commandes clés.

    Étape 3 : planifier des sessions courtes et régulières

    La règle qui marche le mieux : des sessions courtes (25-60 minutes), fréquentes (4-5 fois par semaine). J'applique la technique Pomodoro (25 min de pratique, 5 min de pause). Voici un exemple de créneau hebdomadaire pour un apprentissage intensif sur 2 semaines :

    Semaine Jour Objectif de la session Durée
    S1 Lundi Installation + découverte interface 45 min
    S1 Mardi Tutoriel : tâches de base 45 min
    S1 Mercredi Exercice pratique : reproduire un cas 60 min
    S1 Vendredi Répétition + Anki 30 min
    S2 Lundi Fonctions avancées / automatisation 60 min
    S2 Mercredi Cas complexe + forum 60 min
    S2 Vendredi Test en condition réelle 45 min

    Ce planning est un exemple ; adaptez la fréquence en fonction de vos contraintes. L'important : être régulier et avoir un objectif clair pour chaque session.

    Étape 4 : pratiquer avec des projets réels ou simulés

    Rien ne remplace la mise en situation. Je me crée toujours un mini-projet aligné sur mes objectifs initiaux. Par exemple :

  • Importer un fichier réel et générer le rapport demandé.
  • Automatiser une tâche répétitive via un macro ou un script.
  • Configurer un tableau de bord pour un besoin précis.

    • Ces micro-projets rendent l'apprentissage concret et boostent la mémorisation. Quand je ne peux pas travailler sur du réel, je me donne un scénario client fictif et je le traite comme si c'était vrai.

    Étape 5 : utiliser des checklists et des templates

    Créer des checklists pour les tâches courantes m'a fait gagner un temps fou. Exemple de checklist pour une prise en main :

  • Installer le logiciel et vérifier les versions.
  • Configurer le compte / profil.
  • Accomplir un tutoriel « Hello World ».
  • Importer/exporter un fichier de test.
  • Enregistrer des macros / templates si possible.

    • Je garde ces checklists dans Notion ou dans un Google Doc partagé avec mon équipe. Elles servent aussi de base pour former d'autres personnes plus rapidement.

    Étape 6 : mesurer sa progression

    Rien de pire que de sentir qu'on stagne. J'utilise deux indicateurs simples :

  • Temps passé : noter les minutes consacrées chaque jour (une app comme Toggl aide).
  • Résultats concrets : nombre de tâches maîtrisées, bugs résolus, scripts écrits.

    • Un rapide journal d'apprentissage (3 lignes après chaque session) permet de voir les avancées et d'ajuster les sessions suivantes.

    Étape 7 : s'appuyer sur l'entraide

    La communauté accélère l'apprentissage. Ne restez pas bloqué·e : postez votre problème sur Slack interne, sur Stack Overflow, ou recherchez des groupes LinkedIn dédiés au logiciel. Parfois, une réponse de quelqu'un qui l'utilise quotidiennement vous fera gagner des heures.

    Outils pratiques que j'utilise et recommande

  • Notion pour centraliser ressources, checklists et journaux.
  • Anki pour mémoriser raccourcis et commandes.
  • Toggl pour suivre le temps d'apprentissage.
  • Pomodoro apps (Focus To-Do, Forest) pour maintenir la concentration.
  • YouTube, LinkedIn Learning, Udemy pour des cours vidéo rapides et ciblés.

    • Erreurs courantes à éviter

  • Vouloir tout apprendre d'un coup : priorisez.
  • Ne pas pratiquer : regarder des vidéos sans reproduire n'apporte pas la maîtrise.
  • Oublier de documenter : si vous ne notez pas vos découvertes, vous repartez de zéro la fois suivante.
  • Ne pas demander d'aide : rester bloqué coûte du temps et de la motivation.

    • Un dernier conseil pratique

    À chaque nouvelle fonctionnalité apprise, je note une phrase du type : « Quand je dois X, je fais Y » (par exemple : « Pour générer le rapport hebdo, j'exporte en CSV puis j'applique le template R-H »). Ces petites « recettes » sont précieuses quand on est sous pression et qu'on a besoin d'agir vite.

    Si vous voulez, je peux vous préparer un modèle de planning ou une checklist Notion adaptée au logiciel que vous devez apprendre — dites-moi lequel et vos objectifs, et je vous envoie un plan prêt à l'emploi.